BAE Systems ist innerhalb seiner Branche mit unterschiedlichsten Risiken konfrontiert.
Zur Minimierung dieser Risiken, dem Schutz der Marke und der Verbesserung von Standards und Richtlinien wurde eine Whistleblowing-Hotline und Case-Management-Lösung angestrebt.
BAE Systems ist ein weltweit tätiges Verteidigungs-, Sicherheits- und Luft- und Raumfahrtunternehmen mit Sitz in London.
Es gehört zu den weltweit größten Verteidigungsunternehmen und beschäftigt über 83.000 Menschen auf der ganzen Welt.
BAE ist in seinen Tätigkeitsbereichen mit unterschiedlichsten Risiken konfrontiert, was eine Herausforderung im Umgang mit folgenden Punkten birgt:
Mitarbeitervertrauen aufbauen
Die Mitarbeiter von BAE wurden stets ermutigt, Probleme mit ihrem Vorgesetzten zu besprechen. Das ist allerdings nicht immer möglich.
BAE erkannte daher die Notwendigkeit und den Wert einer unabhängigen Hotline, um Regelverstöße zu melden.
BAE befand ebenso, dass die Mitarbeiter einem als „vertraulich“ bezeichneten Service mehr vertrauen, wenn dieser extern verwaltet wird.
Globale Risiken verwalten
Für ein Unternehmen mit der Reichweite von BAE Systems ist eine globale und robuste Risikomanagementplanung entscheidend.
Es benötigte ein transparentes, sicheres und zuverlässiges System zur Meldung von Regelverstößen.
Berichterstattung verbessern
Die Lösung sollte Auditberichte, den ethischen Prüfungsausschuss und die Berichterstattung des Vorstands unterstützen und es BAE ermöglichen, die geprüften Daten in ihren Corporate-Responsibility- und Geschäftsberichten zu veröffentlichen.
BAE Systems wollte auch eine Lösung, die für Mitarbeiter, Joint Ventures, Drittanbieter, Kunden und andere externe Stakeholder zugänglich war.
Zugänglichkeit
BAE suchte nach einem Service, bei dem die Benutzer mit einer Person sprechen konnten, anstatt mit einem automatisierten Dienst. Es benötigte auch rund um die Uhr verfügbare, hochwertige Übersetzungsdienste für eine Vielzahl von Sprachen.
BAE Systems wandte sich im Jahr 2003 für eine globale Whistleblowing-Hotline an Expolink und arbeitete eng mit dem Governance-Team des Unternehmens zusammen.
Datenschutz
Expolink führte das BAE-Team durch die von der EU und ihren Mitgliedsstaaten festgelegten Anforderungen zu Datenschutz und Datensicherheit – eine Betreuung und Orientierungshilfe, die sich während der gesamten Dienstleistung fortsetzte, da sich diese Gesetzgebung stetig weiterentwickelte.
Sicherheitsbedenken
Expolink erstellte Verwaltungsserver und führte umfassende Pentests durch, um die sehr hohen Datensicherheitsanforderungen von BAE Systems zu erfüllen.
Maßgeschneiderte Hotline
Es war klar, dass eine maßgeschneiderte Whistleblowing-Hotline einer sorgfältigen Planung in der Beratungsphase bedurfte.
BAE Systems entschied sich, eine Whistleblowing-Hotline (unter dem Namen Ethics Helpline) zu implementieren, um alle Arten von Berichten abzudecken.
Die einzigen nicht zulässigen Meldungen, waren Informationen, die unter den so genannten Official Secrets Act fallen würden.
Aufgrund des globalen Charakters ihres Unternehmens entschied sich BAE, seinen Service-Benutzern eine telefonische Reporting-Möglichkeit in 300 Sprachen anzubieten.
Zusätzlich zum Telefon-Reporting wird intern und parallel ein E-Mail-Dienst betrieben.
Des Weiteren wurden etwaige Datenschutz- oder Reporting-Beschränkungen für alle Gebiete berücksichtigt. Bei einem so ausgedehnten Betätigungsbereich war es auch wichtig, über eine umfassende Strategie zur Kommunikation des Dienstes zu verfügen.
Sicheres Reporting
Nach dem Erfolg der Helpline und der Notwendigkeit, das Berichtsmanagementsystem zu verbessern, hat sich BAE Systems im Jahr 2011 an Expolink gewendet, um ein Case-Management-System zu implementieren.
Dies würde eine Verknüpfung zwischen dem Reporting-System der Helpline und dem internen Ereignisprotokoll für Fragen, die direkt dem Ethikbüro gemeldet wurden, herstellen.
Das System sollte die Erfassung und Verwaltung aller Berichte unterstützen.
Implementierung
Expolinks Projektmanager ermöglichten Vor-Ort-Schulungen für Management-Mitarbeiter des BAE-Ethikbüros. BAE verwaltet die tägliche Überwachung aller Berichte an das Ethikbüro.
Ethikbeauftragte sind dafür verantwortlich, dass alle Meldungen aus ihrem Geschäftsbereich gründlich untersucht werden.
So funktioniert es
Alle Anrufer des Ethikbüros erhalten Rückmeldungen, und anonyme Berichte, die über Expolink eingehen, werden nicht anders behandelt, wobei jede Meldung ihren eigenen diskreten Eintrag im System erhält.
Das System ermöglicht auch ein aktuelles und progressives Verständnis des jeweiligen Falls sowie die Ermittlung von Trends und die Gewinnung zuverlässiger Statistiken.
Die Software erleichtert die Protokollierung von Vorfällen im gesamten Unternehmen aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, persönliche Treffen, Direktanrufe, Briefe und Helpline-Anrufe.
BAE setzt weiterhin auf eine enge Zusammenarbeit mit Expolink, weil es Helpline-Anrufe auf eine sinnvolle, vertrauliche und sichere Art und Weise verwalten.
Sie waren äußerst flexibel und anpassungsfähig, um unsere Bedürfnisse zu erfüllen.
Als Kunde teile ich gerne meine Wissen und meine Erfahrungen mit anderen Expolink-Klienten aus.
